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Geschäftsschreiben - wie Sie Geschäftsbriefe verfassen

Im Geschäftsleben ist Korrespondenz ein wichtiger Bestandteil des Alltags. Gleichzeitig ist jeder verfasste Geschäftsbrief wie eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Sie zeigen, wie kundenorientiert Sie sind und spiegeln die professionelle Arbeitsweise der Firma wider. Als Aushängeschilder dienen sowohl der Inhalt als auch das Layout. Die passende Formulierung zu finden, stellt gelegentlich eine Herausforderung dar. Mit ein paar Tipps gelingt Ihnen jedoch im Handumdrehen ein fehlerfreier Geschäftsbrief.

Was ist ein Geschäftsschreiben?

Bei einem Geschäftsbrief handelt es sich um die Korrespondenz, die ein eingetragenes Unternehmen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern tätigt. Das bedeutet, dass der Absender grundsätzlich eine Firma ist. Das sieht auf der Seite des Empfängers anders aus, denn es kann sich beispielsweise bei Kunden um Privatpersonen handeln. Dabei zählen nur solche Schreiben als Geschäftsbrief, die einen Adressaten außerhalb des Unternehmens haben. Interne Korrespondenz fällt nicht darunter.

Bei der Form stehen sowohl der  digitale Weg per E-Mail beziehungsweise PDF als auch der postalische  zur Wahl. In beiden Fällen unterliegen die Unterlagen nach geltendem Handels- und Steuerrecht Aufbewahrungsfristen. Wie lang diese sind, hängt von der Art des Geschäftsschreibens ab. Sie liegen aber in der Regel bei sechs oder zehn Jahren.

Wann Sie einen Geschäftsbrief verfassen

Es gibt viele Anlässe, zu denen ein Geschäftsschreiben erforderlich ist. In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Arten. Sie unterscheiden sich abhängig von den Adressaten und dem angestrebten Inhalt.

  • Anfragen, um Informationen über Produkte und Dienstleistungen einzuholen
  • Angebote, um Ihre Produkte und Dienstleistungen konkret aufzuführen
  • Aufträge oder Bestellungen als Abschluss eines Kaufvertrags
  • Auftragsbestätigungen, wenn es beim Angebot zu Änderungen kommt
  • Lieferscheine, in denen Sie Waren auflisten
  • Mahnungen, um Schuldner an Ihre Forderung zu erinnern
  • Rechnungen, um Ihre Vergütung zu fordern
  • Reklamationsbearbeitungen, um mit Beschwerden umzugehen
  • Zwischenbescheide, um bei zeitintensiven Aufträgen den Adressaten über den Stand zu informieren

Pflichtangaben im Geschäftsschreiben

Die Informationen, die für Ihren Geschäftsbrief erforderlich sind, hängen vom Eintrag ins Handelsregister ab. Ist Ihre Firma dort nicht eingetragen, genügen weniger Angaben: Ihr Vor- und Zuname, die Anschrift und eventuell der Hinweis darauf, dass Sie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts betreiben. In diesem Fall ist die Abkürzung GbR notwendig sowie die Angabe von Gesellschaftern. Anders sieht es aus, wenn Sie im Handelsregister stehen. Dann sind folgende Angaben Pflicht:

  • Ihr Firmenname und die Rechtsform
  • die Handelsregisternummer und das Registergericht
  • bei einer GmbH: die Erwähnung der Geschäftsführer und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Vor- und Zunamen
  • bei einer AG: die Vorstandsmitglieder mit Vor- und Zunamen mit kenntlich gemachtem Vorstandsvorsitzenden sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats

Je nachdem, was für einen Geschäftsbrief Sie verfassen, kommen zusätzliche Angaben hinzu. Bei Schreiben mit Relevanz für Ihre Buchhaltung können das die Steuernummer, Rechnungsnummer, Zeitpunkte der Leistungserbringung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Geldbeträge und Zahlungsziele sein.

Die richtige Form für Ihre Geschäftsbriefe

Für Geschäftsbriefe gilt in Deutschland eine Norm, die DIN 5008. Sie regelt den Aufbau hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente wie auch Seitenabstände und andere Maße. Dabei beziehen sich diese Angaben auf das DIN-A4-Format:

  • Ränder: 2,5 cm links, 1,5–2 cm rechts, 4,5 cm oben und 2,5 cm unten
  • Zeilenabstand: 1- oder 1,5-zeilig
  • Schriftgröße: 12 Punkt, bei viel Text auch 11 Punkt
  • Schriftart: bewährt haben sich Arial und Times New Roman, aber es gibt keine Vorgabe

Die wichtigsten Bestandteile eines Geschäftsbriefs sind der Briefkopf, die Betreffzeile und der eigentliche Text. Dieser setzt sich aus der Anrede, der Einleitung, dem Hauptteil, dem Schluss und der Grußformel zusammen. Hierfür existieren ebenfalls Richtlinien, wie der Aufbau der einzelnen Abschnitte auszusehen hat. Weiterhin ist die Qualität des Briefpapiers entscheidend. Je hochwertiger es ist, desto stärker fühlt sich Ihr Kunde wertgeschätzt.

Der Briefkopf eines Geschäftsschreibens

Im Briefkopf befinden sich neben der Anschrift Ihres Unternehmens auch die des Empfängers sowie das Datum und gegebenenfalls der Ort. Zunächst steht Ihre Adresse oben links und setzt sich aus Ihrem Firmennamen, der Anschrift sowie der Telefonnummer zusammen. Eine E-Mail-Adresse ist ebenfalls eine mögliche Angabe an dieser Stelle. Direkt darunter befindet sich die Empfängeradresse. Da das Sichtfenster standardisierter DIN-C6-Kuverts eine feste Breite hat, sollte die Zeile eine Breite von 8,5 Zentimetern nicht überschreiten. Die gesamte Länge der Kontaktdaten liegt bei maximal neun Zeilen oder 4,5 Zentimetern. Zuletzt folgt rechtsbündig das Datum, zusammen mit dem Ort, sofern er vom Geschäftsort abweicht.

Die Betreffzeile als schnelle Information

Als Nächstes folgt in einem Geschäftsbrief die Betreffzeile. Sie gibt dem Empfänger einen ersten Überblick, worum es in dem Schreiben geht. Deshalb ist es wichtig, das Anliegen kompakt zu formulieren – ohne dabei die vorgeschriebenen Grundsätze zu verletzen. Dazu zählen sowohl die Formatierung als auch Hinweise zum Inhalt. So folgt nach dem Datum zunächst eine Leerzeile. Der Betreff selbst darf fett geschrieben sowie mit einer größeren Schrift bis zu 14 Punkt hervorgehoben werden. Länger als zwei Zeilen sollte er nicht sein und das Wort „Betreff“ streichen Sie am besten aus der Zeile.

Die Anrede in einem Geschäftsbrief

Er beginnt mit der Anrede, die sich in der dritten Zeile nach dem Betreff befindet. Wie genau Sie den Empfänger adressieren, nimmt bereits Einfluss auf die Wirkung Ihres Geschäftsbriefs. Die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist grundsätzlich nicht verkehrt, aber unpersönlich. Besser ist es, den Namen des konkreten Ansprechpartners herauszusuchen. Verwenden Sie dabei eine professionelle Formulierung und verzichten Sie auf lockere Floskeln. Bewährt haben sich neben der oben genannten Grußformel „Guten Tag“ sowie ein schlichtes „Hallo“.

Der eigentliche Text – das Anschreiben

Der Text selbst setzt sich aus drei Teilen zusammen: der Einleitung, dem Hauptteil und dem Schluss. Vermeiden Sie hierbei veraltete oder standardisierte Formulierungen, das wirkt distanziert. Erklären Sie in der Einleitung den Grund für Ihren Geschäftsbrief, bevor es an den Hauptteil geht. Hier sind konkrete Vorgaben nicht möglich, da die Inhalte zu unterschiedlich sind. Achten Sie aber auf einen fehlerfreien Stil und strukturieren Sie Ihr Geschäftsschreiben klar. Sinnvolle Abschnitte sind dabei anzuraten, damit der Empfänger die Übersicht behält. Fasen Sie sich außerdem kurz und konzentrieren Sie sich zunächst auf das Wichtigste, das Sie am besten positiv formulieren. Am Ende steht noch der Schlusssatz, in dem Sie sich bedanken und eine Kontaktmöglichkeit bieten.

Das Ende des Geschäftsschreibens

Den Abschluss des Geschäftsbriefs bildet die Grußformel. Sie entlässt den Leser aus dem Text, denn darin verabschieden Sie sich von ihm. Zwischen ihr und dem Anschreiben liegt dabei eine freie Zeile. Formulieren Sie diesen Teil kurz und prägnant. „Mit freundlichen Grüßen“ ist eine beliebte Variante, aber je nach Situation sind auch persönlichere Ausdrücke denkbar. Ganz am Ende folgt mit drei Zeilen Abstand Ihre Unterschrift, ehe Sie eventuelle Anlagen auflisten oder das Postskriptum (PS) verwenden.

Den Geschäftsbrief versenden

Auf dem postalischen Weg ist es wichtig, dass das Schreiben unversehrt beim Empfänger ankommt. Um zu vermeiden, dass das Papier knickt, sind Papprückwandtaschen ideal. Das stabile Kuvert schützt Unterlagen zuverlässig. Versenden Sie Geschäftsbriefe, die gefaltet werden dürfen, eignen sich lange DIN-Kuverts. Sie sind die klassische Wahl. Ist es hingegen erforderlich, dass der Geschäftsbrief gerade bleibt, bieten sich C4-Kuverts an.

PAPPRÜCKWANDTASCHEN WEISS
PAPPRÜCKWANDTASCHEN WEISS 229 x 324 mm (DIN C4) | 120 g/qm Offset | Ohne Fenster | Haftklebung | Gerade Klappe | 100 Stück
Artikel-Nr.250113
KUVERTS WEISS
KUVERTS WEISS 110 x 220 mm (DIN Lang) | 80 g/qm Offset | Ohne Fenster | Haftklebung | Gerade Klappe | 1000 Stück
Artikel-Nr.25052
VERSANDTASCHEN WEISS
VERSANDTASCHEN WEISS 229 x 324 mm (DIN C4) | 120 g/qm Offset | Ohne Fenster | Haftklebung | Gerade Klappe | 250 Stück
Artikel-Nr.25082

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